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A seguir, algumas razões para usar XML (sem ordem particular). Nem todos estes se aplicarão às suas necessidades próprias, e talvez você tenha motivos adicionais não mencionados aqui (se sim, por favor informe o editor do FAQ!).

• XML pode ser usado para descrever e identificar informação precisamente e de forma não-ambígua, de modo que computadores podem ser programado a ‘entender’ sua informação (bem, pelo menos manipular como se pudesse entender).

• XML permite grupos de documentos que são do mesmo tipo a serem criados e lidados de forma consistente e sem erros estruturais, porque oferece um modo de descrição padronizado, controlando, ou permitindo/impedindo tipos particulares de estrutura de documentos. [Perceba que isto não tem absolutamente nada de modo algum a ver com formatação, aparência, ou o texto ou dados dos seus documentos de fato, apenas a sua estrutura. Se você procura estilização ou formatação, veja Como controlo a formatação XML? .]

• XML oferece um robusto e durável formato para armazenamento e transmissão de informação; Robusto porque é baseado em um padrão comprovado, e pode então ser testado e verificado; durável (persistente) porque utiliza formatos de documentos de texto simples que sobreviverão por mais tempo do que formatos binários de propriedade.

• XML oferece uma sintaxe comum para sistemas de mensagem para a permuta de informação entre aplicações. Anteriormente, cada sistema de mensagem tinha o seu próprio formato e todos eram diferentes, o que tornava mensagem intersistêmica desnecessariamente complicada, e cara. Se todos utilizassem a mesma sintaxe, tornaria a escrita destes sistemas muito mais rápida e mais confiantes.

• XML é gratuito. Não somente de graça (de graça como a cerveja seria) mas livre de ônus legais (livre como em discurso livre). Não pertence a qualquer um, então não pode ser sequestrada ou pirateada. E você não precisa pagar uma para utilizá-la (você pode é claro escolher usar um software comercial para lidar com ela, por muitas boas razões, mas não pagaria pela XML propriamente dita).

• Informação XML pode ser manipulada e programaticamente (sob controle de máquina), então documentos XML podem ser assimilados de fontes diversas, ou desintegrados e re-utilizados em diferentes formas. Eles podem ser convertidos em qualquer outro formato sem qualquer perda de informação.

• XML permite a separação de forma (aparência) de conteúdo. O seu arquivo XML contém a informação do seu documento (texto, dados) e identifica sua estrutura; sua formatação e outros itens necessário de processamento são identificados separadamente em uma folha de estilo ou sistema de processamento. Os dois são combinados em um tempo de saída para aplicar a formatação requerida para o texto ou dados identificados pela sua estrutura (locação, posição, ranking. Ordem, ou seja o que for).

• Qualquer dos Objetivos de Design na Especificação XML .

Peter Flynn escreve:

Porque não usar Word ou Notas?

Formatos de dados de propriedade restrita são inadequados para informação pública durável.

Informação em uma rede que conecta muitos diferentes tipos de computadores precisam ser utilizáveis em todos eles. Informação pública em particular não pode se dar ao luxo de ser restrita a um indivíduo ou modelo ou fabricante, ou de ceder controle de seus formato de dados para mãos privadas. É também de valia que tais informações estejam de uma forma que possa ser re-utilizada de várias outras formas, porque isso minimizará o gasto de tempo e esforço. Formato de dados de propriedade , não importa o quão bem documentados ou publicados, são simplesmente não considerados uma opção: seu controle ainda reside em mãos privadas e podem ser alterados ou reivindicados arbitrariamente sem qualquer notícia.

SGML é o padrão internacional para definição deste tipo de aplicação, e era por conseguinte a escolha natural para XML, mas aqueles que necessitam de uma alternativa baseada em diferentes softwares para outros fins são inteiramente livres para implementar serviços similares usando tal sistema, especialmente se aqueles são para uso privado.